Aktionselement - Action item

In der Verwaltung ist ein Aktionselement ein dokumentiertes Ereignis, eine Aufgabe, eine Aktivität oder eine Aktion , die stattfinden muss. Aktionselemente sind diskrete Einheiten, die von einer einzelnen Person verwaltet werden können.

Aktionen planen

Aktionselemente werden normalerweise während einer Diskussion von einer Gruppe von Personen erstellt, die sich zu einem oder mehreren Themen treffen. Während der Diskussion wird festgestellt, dass eine Aktion erforderlich ist. Die erforderliche Handlung wird dann als Aktionselement dokumentiert und normalerweise einer Person zugewiesen, normalerweise einem Mitglied der Gruppe. Die Person, der die Aktion zugewiesen ist, ist dann verpflichtet, die Aktion auszuführen und der Gruppe über die Ergebnisse Bericht zu erstatten.

Aktionselemente werden in der Regel in der Sitzung dokumentieren Minuten und werden in der aufgezeichnete Aufgabenliste der Gruppe. Wenn Personen Aktionselemente abschließen, werden die Elemente als abgeschlossen dokumentiert und das Element aus der Liste der ausstehenden Aktionselemente entfernt.

Attribute

Es gibt viele Attribute, die einem Aktionselement zugeordnet werden können - z.

  • Kennung - Eindeutige Markierung zum Referenzereignis oder -element.
  • Beschreibung - Kurze Erklärung der auszuführenden Aktivität
  • Arbeitsablauf - Geschäftsanforderungen, technisches Design, Benutzeroberfläche, Commit-Checkliste, Commit-Gate-Materialien usw. (optional)
  • Problem oder Risiko - Im Zusammenhang mit einem Projektproblem oder -risiko
  • Status - Offen, In Bearbeitung, Gelöst, Abgebrochen
  • Dringlichkeit / Priorität - Welche Auswirkungen hat dies auf den kritischen Pfad Ihres Projekts?
  • Kommentare - Beschreibung dessen, was jetzt getan wird, um das Problem zu lösen
  • Eigentümer - Wer ist für die aktive Bearbeitung des Problems verantwortlich?
  • Erstellungsdatum - Datum, an dem die Ausgabe geöffnet wurde
  • Geplanter Fertigstellungstermin - Wann wird dieses Problem behoben?
  • Tatsächliches Fertigstellungsdatum - Datum, an dem die Ausgabe geschlossen wurde

Verfolgung

Ein übliches Format für ein Aktionselement ist die Aufzeichnung einer Aktionselementnummer, des Datums, an dem das Aktionselement identifiziert oder erstellt wird, des Namens der Person, der die Aktion zugewiesen ist, einer Titelbeschreibung der Aktion und einer detaillierteren Beschreibung von die Aktion und ihre Ergebnisse und ihre Ergebnisse.

Ein Aktionselement kann als allgemeinere Form verschiedener Arten von Methoden zur Verfolgung von Aktionen / Problemen / Fehlern betrachtet werden. Ein Fehlerbericht ist beispielsweise eine Form von Aktionselement, ebenso wie ein Servicebericht, der von einem Serviceunternehmen erstellt wurde, um ein von einem Kunden oder einer RMA- Nummer gemeldetes Problem zu verfolgen .

Setzen Sie sich konsequent und zeitnah mit den verantwortlichen Personen in Verbindung, um deren Fortschritt zu verfolgen und das Aktionselement zur Lösung zu bringen.

Es ist wichtig, die Unterscheidung zu verstehen, die wir zur Auflösung und nicht zur Vollendung verfolgen. Während es das Ziel ist, jedes Aktionselement abzuschließen, gibt es zahlreiche Szenarien, in denen das Aktionselement möglicherweise nicht mehr relevant ist oder die Fertigstellung möglicherweise nicht möglich ist.

Software

Es gibt eine Reihe von Softwareanwendungen zum Verfolgen von Aktionselementen oder Serviceberichten. Diese Anwendungen werden sowohl in Softwareentwicklungsorganisationen als auch in Kundenunterstützungsfunktionen verwendet. Da diese Softwareanwendungen die Gruppenkommunikation erleichtern, werden sie häufig als kollaborative Software oder Groupware bezeichnet. Auf dem Markt sind verschiedene solcher Softwareprodukte erhältlich. Es ist bekannt, dass sie die Produktivität von Managern steigern.

Viele Support-Gruppen für Informationstechnologie verwenden eine Art Service-Berichtssoftware, sodass die Person, die den Anruf entgegennimmt, beim Aufrufen eines Fehlerberichts ein Problemticket erstellt, um das Problem zu verfolgen. Das Trouble Ticket wird einem Mitglied der IT-Service-Organisation zugewiesen, das dann die Person besucht, die ein Problem gemeldet und das Problem behoben hat. Die IT-Serviceperson schließt dann das Trouble Ticket, um anzuzeigen, dass das Problem behoben wurde.

Neuere Forschungen am Computational Semantics Lab der Stanford University versuchen, Aktionselemente automatisch zu identifizieren und ihre Eigenschaften ( was , wer und wann des Aktionselements) mithilfe automatischer Spracherkennungsprotokolle aus spontanen Gesprächen mit mehreren Teilnehmern während Besprechungen zu extrahieren .

Verweise

Siehe auch