Firmensekräterin - Company secretary

Ein Unternehmenssekretär ist eine leitende Position in einem Unternehmen des privaten Sektors oder einer Organisation des öffentlichen Sektors. In großen amerikanischen und kanadischen börsennotierten Unternehmen wird ein Unternehmenssekretär normalerweise als Unternehmenssekretär oder Sekretär bezeichnet . Der Gesellschaftssekretär ist verantwortlich für die effiziente Verwaltung einer Gesellschaft, insbesondere im Hinblick auf die Einhaltung der gesetzlichen und behördlichen Anforderungen und die Umsetzung der Beschlüsse des Verwaltungsrats.

Trotz des Namens ist die Funktion weder Büro- noch Sekretärin . Der Company Secretary stellt sicher, dass eine Organisation die einschlägigen Gesetze und Vorschriften einhält und hält die Vorstandsmitglieder über ihre rechtlichen Verantwortlichkeiten auf dem Laufenden. Gesellschaftssekretäre sind die namentlich benannten Vertreter der Gesellschaft in Rechtsdokumenten, und es liegt in ihrer Verantwortung sicherzustellen, dass die Gesellschaft und ihre Direktoren im Einklang mit den Gesetzen arbeiten. Es liegt auch in ihrer Verantwortung, sich zu registrieren und mit den Aktionären zu kommunizieren , sicherzustellen, dass Dividenden gezahlt werden und Firmenunterlagen wie Listen der Direktoren und Aktionäre und Jahresabschlüsse zu führen.

In vielen Ländern sind Privatunternehmen traditionell gesetzlich verpflichtet, eine Person als Gesellschaftssekretär zu ernennen, und diese Person wird in der Regel auch ein leitendes Vorstandsmitglied sein.

Rollen und Verantwortlichkeiten

Unternehmenssekretäre in allen Sektoren haben hohe Verantwortung, einschließlich Governance-Strukturen und -Mechanismen, Unternehmensverhalten im regulatorischen Umfeld einer Organisation, Vorstands-, Aktionärs- und Treuhändersitzungen, Einhaltung gesetzlicher, behördlicher und börsennotierter Anforderungen, Schulung und Einweisung von nicht leitenden Angestellten und Treuhändern, Kontakt mit Aufsichtsbehörden und externen Stellen, Berichte und Rundschreiben an Aktionäre/Treuhänder, Verwaltung von Leistungen an Arbeitnehmer wie Pensionen und Mitarbeiterbeteiligungspläne , Versicherungsverwaltung und -organisation, Vertragsverhandlungen, Risikomanagement , Vermögensverwaltung und -organisation sowie die Auslegung von Finanzkonten .

Die Unternehmenssekretäre sind die wichtigste Beratungsquelle für die Geschäftsführung und dies kann von der Rechtsberatung bei Interessenkonflikten über die buchhalterische Beratung zu Finanzberichten bis hin zur Entwicklung von Strategie und Unternehmensplanung reichen.

Unter börsennotierten Unternehmen in Nordamerika nimmt die Beratung zu Fragen der Corporate Governance eine immer wichtigere Rolle für Corporate Secretary ein . Viele Aktionäre, insbesondere institutionelle Anleger, betrachten eine solide Corporate Governance als wesentlich für die Leistung des Verwaltungsrats und des Unternehmens. Sie ermutigen die Verwaltungsräte lautstark, regelmäßige Überprüfungen der Corporate Governance durchzuführen und schriftliche Erklärungen zu den Grundsätzen der Corporate Governance abzugeben. Der Corporate Secretary ist in der Regel die Führungskraft, die die Direktoren bei diesen Bemühungen unterstützt, Informationen über die Praktiken anderer Unternehmen bereitstellt und dem Verwaltungsrat hilft, die Grundsätze und Praktiken der Unternehmensführung an die Bedürfnisse des Verwaltungsrats und die Erwartungen der Anleger anzupassen. In einigen Unternehmen wurde die Rolle des Corporate Secretary als Corporate Governance-Berater formalisiert, indem ein Titel wie Chief Governance Officer zu seinem bestehenden Titel hinzugefügt wurde.

Angesichts der wichtigen Rolle des Firmensekretärs in der Wirtschaft verlangen PLCs und große Unternehmen, dass der Firmensekretär für diese Aufgaben entsprechend ausgebildet, erfahren und fachlich qualifiziert ist.

Im Vereinigten Königreich kann der Gesellschaftssekretär aufgrund einer Prüfung und Mitgliedschaft im Chartered Governance Institute (CGI) qualifiziert werden, was die Hauptqualifikation speziell für Gesellschaftssekretäre ist. CGI ist das Gremium, das sich der Förderung und Anerkennung der professionellen Verwaltung widmet, basierend auf einer Kombination aus Studien auf Abschlussniveau, sorgfältig geprüfter Erfahrung und Sponsoring durch zwei Personen mit professionellem Status. Nur eine so qualifizierte Person ist berechtigt, als „Chartered Secretary“ oder „Chartered Company Secretary“ bezeichnet zu werden. Die 1930 gegründete Fakultät für Sekretäre und Administratoren ist das zweite Gremium von Unternehmenssekretären im Vereinigten Königreich und legt heute einen starken Schwerpunkt auf Gleichstellungsarbeit und -führung. Ihre Mitglieder werden als "Unternehmenssekretäre" oder "zertifizierte öffentliche Sekretäre" bezeichnet. Es wird erwartet, dass Gesellschaftssekretäre von börsennotierten Unternehmen eine berufliche Qualifikation durch CGI, eine der zugelassenen Berufsverbände im Wirtschaftsprüferberuf, besitzen oder über eine entsprechende Ausbildung und Erfahrung durch eine andere Stelle verfügen.

Malaysia

In Malaysia schreibt der Companies Act 2016 vor, dass jedes Unternehmen mindestens einen lizenzierten Company Secretary ernennt. Der Gesellschaftssekretär muss innerhalb der ersten 30 Tage nach der Gründung ernannt werden, oder es wird eine Strafe gegen die Direktoren verhängt, wodurch die Gefahr besteht, auf die schwarze Liste gesetzt zu werden. Zu den Aufgaben des Company Secretary gehören:

Vorbereitung der Vorstandssitzungen und der Jahreshauptversammlung (AGM) - Ab dem Jahr 2016 ist nach dem revidierten Aktiengesetz die Jahreshauptversammlung für Gesellschaften mit beschränkter Haftung (Sendirian Berhad oder Sdn Bhd) nicht mehr erforderlich
Einreichen von Jahreserklärungen an SSM (CCM in englischer Sprache)
Änderungen der Unternehmensverfassung
Pflege der gesetzlichen Dokumente
Einreichen von Aktualisierungen bei SSM zu Angelegenheiten wie Änderungen des Firmennamens oder der Adresse, Ausgabe von Aktien, Änderungen von Direktoren, Aktionären usw.

Indien

In Indien regelt das "Institute of Company Secretaries of India" (ICSI) den Beruf des Unternehmenssekretärs. ICSI ist ein gesetzlicher Berufsverband mit mehr als 50.000 assoziierten Mitgliedern.

Chartered Secretaries werden als Vorsitzende, Chief Executives und Non-Executive Directors sowie als Executives und Company Secretary eingesetzt. Einige Chartered Secretary sind in ihren eigenen Unternehmen auch als Corporate Secretary Executives/Manager oder Corporate Secretarial Directors bekannt.

Viele Unternehmenssekretäre nordamerikanischer Aktiengesellschaften sind Rechtsanwälte und einige dienen als General Counsel ihres Unternehmens . Dies kann zwar bei der Erfüllung ihrer Aufgaben hilfreich sein, kann aber auch Unklarheiten darüber schaffen, was privilegierte Rechtsberatung und was Unternehmensberatung ist.

Vereinigtes Königreich

Seit dem 8. April 2008 ist ein privates Unternehmen im Vereinigten Königreich gesetzlich nicht mehr verpflichtet, einen Company Secretary zu haben, es sei denn, die Satzung des Unternehmens sieht etwas anderes vor. Wenn ein privates Unternehmen keinen Unternehmenssekretär hat, fallen die Aufgaben und Verantwortlichkeiten des Unternehmenssekretariats auf die Direktoren des Unternehmens. Mit der Zunahme der Zahl von Sozialunternehmen und Gesellschaften von öffentlichem Interesse besteht häufig ein Bedarf an einem Unternehmenssekretär im ehrenamtlichen und kommunalen Sektor sowie in gewöhnlichen privaten Handelsunternehmen. Eine börsennotierte Gesellschaft im Vereinigten Königreich muss immer noch über einen formell ernannten Gesellschaftssekretär verfügen.

Chartered Secretaries sind laut der jährlichen Stunden- und Verdiensterhebung des Office for National Statistics (März 2010) die am sechsthöchsten bezahlten Angestellten im Vereinigten Königreich.

Die genauen Aufgaben des Unternehmenssekretärs hängen von der Größe und Art des Unternehmens ab und es gibt keine gesetzliche Definition dafür, umfasst jedoch in der Regel einige oder alle der folgenden Aufgaben:

Führung der gesetzlichen Register der Gesellschaft;
Aktualisierung der Aufzeichnungen des Companies House ;
Aufrechterhaltung des Sitzes der Gesellschaft ;
Beratung des Verwaltungsrats in Bezug auf seine rechtlichen und unternehmerischen Verantwortlichkeiten und Angelegenheiten der Corporate Governance ;
Organisation der Vorstandssitzungen und der Jahreshauptversammlung des Unternehmens ;
Protokollierung von Vorstandssitzungen;
Sicherstellung der Einhaltung der gesetzlichen Verpflichtungen durch das Unternehmen;
Verwaltung und Aufbewahrung der Unternehmensunterlagen, zB Investitionen, Eigentum, Gehaltsabrechnung, Versicherungen, Buchhaltung, Steuern ( MwSt. , PAYE , Körperschaftssteuer ); und
Bindeglied zwischen dem Unternehmen und seinen Stakeholdern und Aktionären

Singapur

In Singapur verlangt der Companies Act, Section 171, dass jedes Unternehmen einen Company Secretary hat, der in Singapur ansässig sein muss. Der Sekretär muss innerhalb der ersten 6 Monate nach der Gründung ernannt werden. Wenn das Unternehmen nur einen Direktor hat, kann dieser nicht der Corporate Secretary sein. Zu den Aufgaben des Corporate Secretary gehören:

Vorbereitung der Vorstandssitzungen und der Hauptversammlung
Einreichung der Jahreserklärungen bei ACRA
Änderungen der Unternehmensverfassung
Führung von gesetzlichen Registern
Einreichen von Aktualisierungen bei ACRA zu Angelegenheiten wie Änderungen des Firmennamens oder der Adresse, Ausgabe von Aktien, Änderungen von Direktoren, Aktionären usw.

Bei Aktiengesellschaften muss der Sekretär ein registrierter Anmelder oder eine qualifizierte natürliche Person sein.

Bangladesch

China

In China muss jedes börsennotierte Unternehmen einen Vorstandssekretär haben. Gemäß Artikel 124 des Gesellschaftsgesetzes von 2005 muss jede börsennotierte Gesellschaft einen Sekretär des Verwaltungsrats haben. Zu den Aufgaben des Vorstandssekretärs gehören die Vorbereitung von Gesellschafterversammlungen und Vorstandssitzungen, die Führung von Unternehmensunterlagen und Anteilseignerinformationen, der Umgang mit der Offenlegung von Informationen usw. Die einschlägigen Kotierungsvorschriften in China stellen außerdem klar, dass der Vorstandssekretär eine Führungsposition einnimmt. In diesen Kotierungsregeln werden die Pflichten des Vorstandssekretärs ausführlich behandelt. Gemäß den " Sonderbestimmungen des Staatsrates über den Börsengang und die Notierung von Aktien durch Aktiengesellschaften im Ausland ", " Leitfaden für die Satzung der börsennotierten Gesellschaft ", " Börsenordnung der Shanghai Stock Exchange" und "Börsenordnung der Shenzhen Stock Exchange" wird der Sekretär des Verwaltungsrats als Senior-Management-Team eingestuft. Nach diesen Kotierungsregeln ist der Vorstandssekretär oder der Vorstandssekretär in China mit dem Gesellschaftssekretär in vielen anderen Ländern vergleichbar.

Südafrika

In Südafrika müssen alle öffentlichen und staatlichen Unternehmen einen Unternehmenssekretär ernennen. Die Rollen und Verantwortlichkeiten des Company Secretary sind im Companies Act Nr. 71 von 2008 definiert . Für börsennotierte Unternehmen wurden diese Rollen durch den King IV-Bericht geklärt und erweitert . Darüber hinaus müssen gemeinnützige Unternehmen, die sich freiwillig den Bestimmungen des Companies Act „Erhöhte Rechenschaftspflicht und Transparenz“ angenommen haben, einen Unternehmenssekretär ernennen, dessen Funktion mit der einer Aktiengesellschaft vergleichbar ist.

Sri Lanka

In Sri Lanka verlangt das Companies Act Nr. 07 von 2007 , dass jede registrierte Gesellschaft einen Gesellschaftssekretär hat. Ein Gesellschaftssekretär muss beim Department of Registrar of Companies registriert sein, um als Gesellschaftssekretär zu fungieren. Berechtigung zur Funktion als Sekretärin sind;

srilankischer Staatsbürger
Ein [Rechtsanwalt], ein [Wirtschaftsprüfer] oder eine andere geforderte Person hat ein Studienprogramm des Fachministers absolviert
Bewerber mit über 20 Jahren Erfahrung im Bereich Unternehmenssekretäre können nach einem Gespräch mit dem Handelsregister ernannt werden.

Digitalisierung des Gesellschaftssekretärs

Firmensekretäre sind seit langem etabliert und die Praxis ist bei Vorstandsbeschlüssen immer noch stark von Papierkram und nassen Tintenunterschriften abhängig. Aus diesem Grund ist die gesamte Branche stark auf manuelle Prozesse angewiesen. In den letzten Jahren hat eine gewisse Digitalisierung begonnen, um jüngeren und modernen Unternehmern gerecht zu werden. Die Einführung von Künstlicher Intelligenz, eKYC, Digital Signature, Document Generator gehören zu den Funktionen, die bei Cloud Company Secretary-Firmen gesehen wurden.

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