Delegation - Delegation

Delegation ist die Übertragung von Befugnissen an eine andere Person (normalerweise von einem Manager an einen Untergebenen), um bestimmte Aktivitäten auszuführen. Es ist der Prozess der Verteilung und Übertragung von Arbeit an eine andere Person. Delegation ist eines der zentralen Konzepte von Management Führung . Der Prozess beinhaltet, dass Manager entscheiden, welche Arbeit sie selbst erledigen sollen und welche Arbeit zur Erledigung an andere delegiert werden soll. Aus Sicht des Managements bedeutet Delegation, die Projektverantwortung auf die Teammitglieder zu verlagern, was ihnen die Möglichkeit gibt, das Arbeitsprodukt mit minimalen Eingriffen effektiv abzuschließen. Das Gegenteil von effektiver Delegation ist Mikromanagement, wo ein Manager zu viel Input, Anleitung und Überprüfung der delegierten Arbeit bereitstellt. Die Delegation befähigt einen Untergebenen, Entscheidungen zu treffen. Es ist eine Verlagerung der Entscheidungskompetenz sowie der Verantwortung für die Ergebnisse von einer Organisationsebene auf eine niedrigere. Ein gewisses Maß an Verantwortung für das Ergebnis der Arbeit verbleibt jedoch bei der Person, die die Arbeit zunächst delegiert hat.

Es gibt eine Reihe von Gründen, warum jemand delegieren möchte. Diese beinhalten:

  • Um sich frei zu machen für andere Aufgaben
  • Damit die qualifizierteste Person die Entscheidungen trifft
  • Um die Perspektive einer anderen qualifizierten Person zu einem Thema einzuholen
  • Die Fähigkeit eines anderen zu entwickeln, die zusätzlichen Aufgaben umsichtig und erfolgreich zu bewältigen

Delegation wird weithin als ein wesentliches Element einer wirksamen Verwaltung akzeptiert. Es ist eines der nützlichsten verfügbaren Verwaltungstools . Die Fähigkeit zu delegieren ist eine wichtige, aber schwer zu entwickelnde Fähigkeit für ein effektives Management. Es gibt eine Reihe von Faktoren, die eine effektive Delegation durch Manager erleichtern. Dazu gehören: „Die Fähigkeiten anderer anerkennen und respektieren; Aufgaben bewerten und kommunizieren, wie sie ins Gesamtbild passen; Menschen und Aufgaben zusammenbringen; Unterstützung und Ermutigung geben; Ambiguität und Unsicherheit tolerieren; Misserfolg als Schlüssel zum Lernen interpretieren.“ Da Organisationen solch komplexe und dynamische Einheiten sind, hängt der Erfolg von Zielen stark davon ab, wie effektiv Aufgaben und Verantwortlichkeiten delegiert werden können. Es gibt eine Reihe von Merkmalen, die für die Delegation gelten. Erstens ist es, wie bereits erwähnt, der Prozess, einem unterstützenden Mitarbeiter die Befugnis einer Aufgabe zuzuweisen. Damit verschiebt sich auch die Entscheidungskompetenz in Bezug auf diese Aufgabe. Die Delegation von Aufgaben über Organisationsebenen hinweg schafft Verbindungen und entwickelt eine Autoritätskette.

Der Ablauf der Delegation

Dr. Kanthi Wijesinghe, Senior Lecturer, National Institute of Education, sagt: "Delegation beginnt, wenn der Manager einen Teil seiner Verantwortung an einen Untergebenen abgibt. Verantwortung ist die Arbeit, die einem Einzelnen übertragen wird." Die Delegation hängt stark von der Fähigkeit des Vorgesetzten ab, zu kommunizieren, zu motivieren und individuelle Vorlieben und Unterschiede zu verstehen. Der Prozess der Delegation beinhaltet die Sicherstellung, dass eine Aufgabe und ein geeigneter Mitarbeiter ausgewählt wurden. Der Delegationsprozess erfordert „Vorbereitung, Initiierung, Umsetzung und Abschluss“. Die einer Person zugewiesenen Aufgaben sollten nicht diejenigen umfassen, die ein traditioneller Teil ihrer Rolle sind. Ein Manager kann zwar Befugnisse zur Ausführung einer bestimmten Aufgabe delegieren, die letztendliche Verantwortung wird jedoch nicht übertragen. Dies bedeutet, dass die Delegation einen Prozess des Teilens beinhaltet, der „Autorität, Macht, Einfluss, Information, Wissen oder Risiko“ umfassen kann. Dies baut Vertrauen und Moral zwischen Managern und Untergebenen auf. Das interne und externe Umfeld einer Organisation ist oft von vielen Störfaktoren geprägt. Einige davon sind „zu viel Dringlichkeit, Unerfahrenheit und mangelndes Vertrauen“. Um die Auswirkungen dieser Faktoren zu minimieren, sollte ein klares Delegationsprotokoll entwickelt und innerhalb einer Organisation befolgt werden.  

Der Delegationsprozess folgt nicht immer einer einheitlichen Struktur und ist auch nicht einfach, jedoch gibt es eine Reihe von Schlüsselaspekten, die im Allgemeinen involviert sind. Der allgemeine Delegierungsprozess umfasst eine Kombination der folgenden Elemente:

  1. Aufgabenverteilung: Der Delegierende teilt seinem Untergebenen die zu erfüllende Aufgabe mit. Ressourcen werden bereitgestellt und ein Zeitlimit wird mitgeteilt.
  2. Delegation von Befugnissen: Damit der Untergebene die Aufgabe ausführen kann, ist eine Befugnis erforderlich. Die erforderliche Berechtigung wird dem Mitarbeiter bei der Delegierung der Aufgabe erteilt.
  3. Aufgabenverteilung: Bei der Delegation von Befugnissen wird dem Untergebenen die Verantwortung für diese Aufgabe übertragen. Wenn jemand die Rechte zur Erledigung einer Aufgabe erhält, wird ihm die entsprechende Leistungspflicht zugewiesen. Die Verantwortung selbst kann nicht vollständig delegiert werden; ein Manager muss weiterhin unter der gleichen Verantwortung wie die delegierte Autorität tätig sein.
  4. Schaffung von Rechenschaftspflicht: Am Ende des Delegationsprozesses ist es unerlässlich, dass der Vorgesetzte Rechenschaftspflicht erstellt, d. h. die Untergebenen müssen für die Aufgaben verantwortlich sein, zu deren Ausführung sie befugt sind.

Grundsätze der Delegation

Es gibt eine Reihe von Leitlinien in Form von Grundsätzen, die für das Verständnis und die Umsetzung des Delegationsprozesses unerlässlich sind. Zu den Grundsätzen der Delegation gehören:

Prinzip des erwarteten Ergebnisses

Die an einen einzelnen Untergebenen delegierten Befugnisse müssen ausreichend sein, um sicherzustellen, dass die von der Aufgabe erwarteten Ergebnisse erzielt werden können. Vor der Delegation muss der Manager den Zweck einer solchen Delegation und die Ergebnisse, die er davon erwartet, kennen. Dies bedeutet, dass Ziele, Leistungsstandards und Vorgaben klar umrissen werden müssen, um die Handlungen des Untergebenen auf die Erfüllung der Aufgabe zu lenken.

Prinzip der Parität von Autorität und Verantwortung

Dieses Prinzip umreißt das Konzept, dass Autorität und Verantwortung koexistieren und Hand in Hand gehen müssen. Dies bedeutet, dass die Befugnisse, die an einen Mitarbeiter delegiert werden, konsistent und ihrer Verantwortung entsprechen müssen. "Verantwortung ohne Autorität ist bedeutungslos". Jede Person in einer Organisation benötigt die notwendigen Befugnisse, um die zugewiesenen Aufgaben effektiv ausführen zu können; Es sollte keine Diskrepanz zwischen der auferlegten Verantwortung und der Befugnis bestehen, die einem Mitarbeiter zur Ausführung einer Aufgabe übertragen wird.

Grundsatz der Absolutheit der Verantwortung

Das Prinzip der Absolutheit der Verantwortung besagt, dass eine Delegation von Verantwortung nicht möglich ist. Vorgesetzte können im Rahmen der Delegation die Verantwortung für die ihren Untergebenen übertragenen Aufgaben und Tätigkeiten nicht abgeben, da sie diese Befugnisse und Aufgaben übertragen haben. Die Verantwortung ist absolut, wobei ein Manager für die Handlungen seiner Untergebenen verantwortlich bleibt.

Prinzip der Befehlseinheit

Nach dem Grundsatz der Führungseinheit sollen Mitarbeiter nur einen Vorgesetzten haben, dem sie Bericht erstatten, von dem sie Vollmachten erhalten und von ihm Befehle erhalten. Dieser Mitarbeiter sollte ausschließlich seinem direkten Vorgesetzten gegenüber rechenschaftspflichtig sein. Dies ist mit einer erhöhten Mitarbeitereffizienz und weniger Rollenkonflikten innerhalb einer Organisation verbunden.    

Das Skalarprinzip

Das Skalarprinzip besagt, dass es innerhalb einer Organisation klare und formale Linien der hierarchischen Autorität gibt. Diese Hierarchie spiegelt den Fluss von Autorität und Verantwortung wider. Es legt Managern und Untergebenen klar dar, wer befugt ist, Befugnisse zu delegieren und wem sie gegenüber verantwortlich sind.      

Ausnahmeprinzip

Dieser Grundsatz besagt, dass den Mitarbeitern im Rahmen ihrer Befugnisse völlige Freiheit bei der Wahrnehmung ihrer Verantwortlichkeiten eingeräumt werden sollte. Führungskräfte sollten daher auch bei erkannten kleinen Fehlern davon absehen, in die tägliche Arbeit ihrer Untergebenen einzugreifen. Dieses Maß an Kontrolle führt zu effizienteren Ergebnissen. In Ausnahmefällen können Führungskräfte in stark von der Norm abweichende Angelegenheiten eingreifen; in diesem Fall kann die an den Untergebenen delegierte Vollmacht sogar entzogen werden.    

Mögliche Vor- und Nachteile

Delegation ist ein wesentliches und äußerst nützliches Managementinstrument. Bei effektiver und erfolgreicher Umsetzung bringt die Delegation viele Vorteile für die Organisation, den Manager und die Untergebenen. Wenn die Delegation jedoch nicht erfolgreich ist und nicht optimal umgesetzt wird, können die Ergebnisse zu gravierenden Nachteilen führen und sich nachteilig auswirken.

Delegation ist eine der bekanntesten Methoden für ein effizientes Zeitmanagement und führt innerhalb einer Organisation zu zahlreichen Vorteilen. Einer der wichtigsten Vorteile der Delegation ist der Einsatz für die Mitarbeitermotivation und -entwicklung. Der Motivationsfaktor, der mit Delegationen verbunden ist, ergibt sich aus dem erhöhten Vertrauen, das von der Führungskraft auf die Untergebenen übertragen wird. Wenn ein Vorgesetzter sein Vertrauen zeigt, baut dies Vertrauen und Selbstvertrauen der Mitarbeiter in die Mitarbeiter auf. Zwischen Delegation und Vertrauen zwischen einem einzelnen Mitarbeiter und dem Management besteht eine sehr bedeutsame und positive Beziehung. Führungskräfte sind in der Lage, Untergebene durch die Aufteilung der Aufsichtsbefugnisse zu bevollmächtigen. Dies führt zu einer positiven Stärkung der Rolle des Vorgesetzten, baut die Moral auf und schafft Vertrauen in die Organisation. Die Delegation erhöht die Effektivität und Effizienz in mehrfacher Hinsicht erheblich. Es erleichtert die Herausforderungen im Zusammenhang mit der Arbeitsbelastung des Managements, erhöht die Reaktionsfähigkeit und erhöht und entwickelt die Fähigkeiten der Mitarbeiter. Die Ressourcen der Organisation werden effizienter verwaltet und die Untergebenen können schneller Entscheidungen treffen und Aufgaben ausführen. Durch Delegation können Mitarbeiter auf niedrigeren Ebenen die Gelegenheit nutzen, Erfahrungen zu sammeln, auf Fähigkeiten aufzubauen und Fähigkeiten zu entwickeln, was die Organisation verbessert. Delegation steht in positivem Zusammenhang mit organisatorischem Engagement, Aufgabenerfüllung, innovativem Verhalten und Arbeitszufriedenheit. Auf organisatorischer Ebene kann die Delegation Einblick in aktuelle Stärken und Schwächen geben und so die Möglichkeit zur Verbesserung und zum Wachstum bieten. Es erhöht auch die Fähigkeit einer Organisation, schnell und effektiv zu reagieren.

Während die Vorteile klar sind, gibt es eine Reihe potenzieller Nachteile und Herausforderungen für eine effektive Delegation. Der uneffektive Einsatz von Delegation beinhaltet, dass jemandem, der nicht willens oder nicht in der Lage ist, angemessene Entscheidungen zu treffen, keinen wirklichen Einfluss zulässt oder zu viel Autorität eingeräumt wird. Manche Vorgesetzten finden es schwierig, Aufgaben zu delegieren, aus Angst, die erforderlichen Fähigkeiten zu verlieren oder etwas aufzugeben, das ihnen wirklich Spaß macht. Die Delegation birgt ein gewisses Maß an Risiko und Unsicherheit, was die Delegation stark abschrecken kann. Wenn Vorgesetzte eine Aufgabe delegieren, bleiben sie dafür verantwortlich, ob diese effektiv ausgeführt wird oder nicht, und müssen die potenziellen Risiken und Chancen aufgrund der Delegierung berücksichtigen. Manager zögern oft, zu delegieren, weil sie befürchten, dass Fehler gemacht werden oder dass die Arbeit nicht dem Standard entspricht, den sie ihrer Meinung nach erreichen können. Ein weiteres Problem im Zusammenhang mit der Delegation besteht darin, dass die oberste Führungsebene vorsichtig sein kann, dass die mittlere Führungsebene aufgrund ihrer spezifischen Bedürfnisse und nicht der allgemeinen an die Organisation delegiert.    

Verweise