Elektronische Rechnungsstellung - Electronic invoicing

Die elektronische Rechnungsstellung (auch E- Invoicing oder Einvoicing genannt ) ist eine Form der elektronischen Rechnungsstellung . E-Invoicing-Methoden werden von Handelspartnern wie Kunden und deren Lieferanten verwendet, um Transaktionsdokumente untereinander zu präsentieren und zu überwachen und sicherzustellen, dass die Bedingungen ihrer Handelsvereinbarungen eingehalten werden. Zu diesen Dokumenten zählen Rechnungen, Bestellungen, Belastungsanzeigen, Gutschriften, Zahlungsbedingungen, Zahlungsanweisungen und Überweisungsträger .

Die elektronische Rechnungsstellung umfasst eine Reihe verschiedener Technologien und Eingabemöglichkeiten und wird als Oberbegriff verwendet, um jede Methode zu beschreiben, mit der einem Kunden eine Rechnung elektronisch zur Zahlung vorgelegt wird.

Zweck

Die Hauptverantwortung der Kreditorenbuchhaltung besteht darin, sicherzustellen, dass alle ausstehenden Rechnungen ihrer Lieferanten genehmigt, bearbeitet und bezahlt werden. Die Bearbeitung einer Rechnung umfasst die Erfassung wichtiger Daten aus der Rechnung und deren Einspeisung in die Finanz- oder Buchhaltungssysteme des Unternehmens. Nachdem der Feed abgeschlossen ist, müssen die Rechnungen den Geschäftsprozess des Unternehmens durchlaufen, um bezahlt zu werden.

Eine E-Rechnung kann als strukturierte Rechnungsdaten definiert werden, die im Electronic Data Interchange (EDI)- oder XML- Format ausgestellt werden, möglicherweise unter Verwendung internetbasierter Webformulare. Diese Dokumente können auf verschiedene Weise ausgetauscht werden, einschließlich EDI-, XML- oder CSV- Dateien. Sie können über E-Mails, virtuelle Drucker, Webanwendungen oder FTP-Sites hochgeladen werden. Das Unternehmen kann Bildverarbeitungssoftware verwenden, um Daten aus PDF- oder Papierrechnungen zu erfassen und in ihr Rechnungssystem einzugeben. Dies rationalisiert den Einreichungsprozess und wirkt sich gleichzeitig positiv auf die Nachhaltigkeitsbemühungen aus. Einige Unternehmen verfügen über einen eigenen internen E-Invoicing-Prozess; Viele Unternehmen beauftragen jedoch ein Drittunternehmen, um E-Invoicing-Prozesse zu implementieren und zu unterstützen und die Daten auf ihren eigenen Servern zu archivieren.

Die Vielfalt an Formaten und Lieferkanälen erschwert den Einsatz von E-Rechnungen. Um dies zu vereinfachen, könnte eine Dateierweiterung .INV verwendet werden, wodurch .INV-Dateien in Buchhaltungssoftware leicht geöffnet werden können. Die .INV-Datei kann im standardkonformen XML-Format vorliegen.

Geschichte

Seit Mitte der 1960er-Jahre begannen Unternehmen, Datenverbindungen zu Handelspartnern aufzubauen, um Dokumente wie Rechnungen und Bestellungen zu übertragen. Inspiriert von der Idee eines papierlosen Büros und einer zuverlässigeren Datenübertragung entwickelten sie die ersten EDI-Systeme. Diese proprietären Systeme waren ziemlich effizient, aber starr. Jede Gruppe von Handelspartnern schien ihre eigene Methode des elektronischen Datenaustauschs zu haben. Es gab keinen Standard, den irgendein Handelspartner übernehmen konnte. In Anerkennung dieser Tatsache hat sich das Accredited Standards Committee X12 , eine Normungsinstitution unter dem Dach von ANSI , dazu bewegt, EDI-Prozesse zu standardisieren. Das Ergebnis ist heute als ANSI X12 EDI-Standard bekannt. Dies blieb bis in die 1990er Jahre die Hauptmethode für den Austausch von Transaktionsdaten zwischen Handelspartnern, als Unternehmen auftauchten, die robustere Webanwendungen für Benutzeroberflächen anboten. Diese neuen webbasierten Anwendungen hatten Funktionen, die sowohl dem Lieferanten als auch dem Kunden gerecht wurden. Sie ermöglichten die Online-Einreichung einzelner Rechnungen sowie das Hochladen von EDI-Dateien, einschließlich der Formate CSV, PDF und XML. Diese Dienste ermöglichen es Lieferanten, ihren Kunden Rechnungen zum Abgleich und zur Genehmigung in einer Webanwendung vorzulegen. Lieferanten können auch eine Historie aller Rechnungen einsehen, die sie an ihre Kunden gesendet haben, ohne direkten Zugriff auf die Systeme der Kunden zu haben. Dies liegt daran, dass alle Transaktionsinformationen in den Rechenzentren des Drittanbieters gespeichert sind, der die Rechnungs-Web-App bereitstellt. Diese Transaktionsinformationen können vom Kunden reguliert werden, um zu kontrollieren, wie viele Informationen der Verkäufer sehen darf.

Im Zuge des digitalen Zeitalters stellen immer mehr Unternehmen auf elektronische Rechnungsdienste um, um ihre Kreditorenbuchhaltung zu automatisieren. Die globale E-Invoicing-Studie von 2012 zeigt, mit welcher Geschwindigkeit die elektronische Rechnungsstellung zunimmt. Laut der Studie nutzten 73 % der Befragten im Jahr 2012 in gewissem Maße die elektronische Rechnungsstellung, ein Anstieg von 14 % gegenüber 2011. Der Widerstand der Lieferanten gegenüber der elektronischen Rechnungsstellung ist von 46 % im Jahr 2011 auf 26 % im Jahr 2012 gesunken dem GXS im Jahr 2013 verabschiedet Europa staatliche Gesetze, die Unternehmen ermutigen, elektronische Rechnungsstellungspraktiken einzuführen . Das US-Finanzministerium schätzt, dass die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung in der gesamten Bundesregierung die Kosten um 50 % senken und jährlich 450 Millionen US-Dollar einsparen würde.

E-Rechnungsstandards

Es existieren verschiedene Standards. Die EU-Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Beschaffungswesen stellte fest, dass „mehrere globale, nationale, regionale und proprietäre Standards existieren; ... keiner von ihnen setzt sich durch und die meisten sind nicht miteinander interoperabel“.

Im Rahmen der EU-Richtlinie 2014/55/EU zur elektronischen Rechnungsstellung im öffentlichen Beschaffungswesen hat die EU die Entwicklung eines „Europäischen Standards zur elektronischen Rechnungsstellung“ in Auftrag gegeben.

Verwendungszweck

Um die elektronische Rechnungsstellung zu ermöglichen, muss eine vorhandene Methode zum Anzeigen der Transaktionen vorhanden sein, typischerweise ein ERP- ( Enterprise Resource Planning ) oder Buchhaltungssystem. Routing und Regeln müssen in einer Projektspezifikation festgelegt werden. Dies betrifft in der Regel Mitglieder der Kreditorenbuchhaltung, der IT und manchmal des Einkaufs. Sobald die Weiterleitung im System eingerichtet ist, können Validierungsregeln eingerichtet werden, um die Anzahl der Rechnungsausnahmen zu reduzieren. Eine weitere Validierung kann eingerichtet werden, um Fehler, Rechnungen mit Dreifachabgleich, Bestellungen und andere Dokumente automatisch abzulehnen. Die Validierung kann Lieferanten auch über Annahmen oder Ablehnungen informieren. Sobald die E-Rechnungsspezifikation abgeschlossen und die Tests abgeschlossen sind, werden die Lieferanten des Unternehmens elektronisch verbunden und das E-Rechnungssystem ist bereit.

Siehe auch

Verweise