Büromanagement - Office management
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| Führung eines Unternehmens |
Büromanagement ist ein Beruf, der die Gestaltung, Implementierung, Bewertung und Aufrechterhaltung des Arbeitsprozesses innerhalb eines Büros oder einer anderen Organisation umfasst, um die Effizienz und Produktivität zu erhalten und zu verbessern .
Die Büroleitung ist somit ein Teil der Gesamtverwaltung der Geschäfte und da die Elemente der Geschäftsführung Forecast und Planung, Organisation, Führung, Kontrolle und Koordination sind, ist die Geschäftsstelle Teil der Gesamtleitungsfunktion.
Büromanagement ist die Technik der Planung, Organisation, Koordination und Kontrolle von Bürotätigkeiten im Hinblick auf die Erreichung von Geschäftszielen und befasst sich mit der effizienten und effektiven Ausführung der Büroarbeit. Der Erfolg eines Unternehmens hängt von der Effizienz seines Büros ab. Der Papierkram in den Büros ist heutzutage aufgrund der Industrialisierung, der Bevölkerungsexplosion, der staatlichen Kontrolle und der Anwendung verschiedener Steuer- und Arbeitsgesetze auf jedes Wirtschaftsunternehmen um ein Vielfaches gestiegen. Effizienz und Effektivität, die Schlüsselworte im Management sind, werden nur durch die richtige Planung und Steuerung der Aktivitäten, die Reduzierung der Bürokosten und die Koordination aller Geschäftsaktivitäten erreicht.
In einfachen Worten kann Büromanagement definiert werden als „ein eigenständiger Prozess der Planung, Organisation, Besetzung, Leitung, Koordination und Kontrolle des Büros, um die Erreichung der Ziele eines Unternehmens zu erleichtern“. Die Definition zeigt die Führungsfunktionen eines Verwaltungsleiters. Das folgende Diagramm zeigt verschiedene Elemente oder Funktionen im Prozess der Büroverwaltung.
Bedeutung des Office-Managements
Der folgende Punkt verdeutlicht die Bedeutung des Office Managements:
(i) Hilft bei der Erreichung von Zielen
Ziele oder Ziele sind quantitative Ergebnisse, die in einer bestimmten Zeit erreicht werden sollen. Das Management bringt die Menschen dazu, die Ziele zu verwirklichen und richtet ihre Bemühungen auf die Erreichung dieser Ziele aus.
(ii) Optimale Nutzung von Ressourcen
Das Management hilft bei der effektiven Nutzung von Ressourcen. Knappe Ressourcen werden von Führungskräften optimistisch eingesetzt. Führungskräfte sorgen für die Koordination und Integration verschiedener Ressourcen. Es ist das Management, das das Personal im Amt bei der Verwendung von Ressourcen anleitet.
(iii) Kostenminimierung
Unter der Führung und Kontrolle eines effizienten Managements können Bürokosten gesenkt werden. Office Management beschäftigt sich damit, die Bürotätigkeiten auf die beste und billigste Weise zu erledigen. Kostensenkung ist eines der Ziele des Managements, das durch Arbeitsvereinfachung und Mechanisierung erreicht werden kann. Durch bessere Planung, solide Organisation und effektive Kontrolle ermöglicht das Management dem Unternehmen, Kosten zu senken und ein Unternehmen auf den harten Wettbewerb vorzubereiten.
(iv) Reibungsloser Arbeitsablauf
Ein unterbrechungsfreier Arbeitsfluss ist nur bei richtiger Planung und Kontrolle möglich. Das Management sorgt für einen effizienten und reibungslosen Arbeitsablauf.
(v) Hilft bei der Aufrechterhaltung der Büroeffizienz
Das Management hilft bei der Aufrechterhaltung der Effizienz in einem Büro. Ein Manager führt nicht nur Leistung und erzielt Ergebnisse, sondern kann dies auch auf die effizienteste Weise tun, um zur Gewinngenerierung beizutragen.
(vi) Überleben und Wachstum managen
Das Management muss eine wichtige Rolle spielen, um die Organisation am Leben zu erhalten. Der technologische und methodische Wandel muss antizipiert und angepasst werden, um Überleben und Wachstum zu gewährleisten. Nur das Management kann dies und formt das Unternehmen in einem sich so verändernden Umfeld.
(vii) Bietet Innovation
Innovation bedeutet, neue, andere und bessere Methoden zu finden, um bestehende Arbeit zu erledigen. Um Innovationen zu planen und zu steuern, muss das Management eine wichtige Rolle spielen. Anregungen von Kunden, Informationen von Verkäufern, genaue Beobachtung der Aktivitäten von Wettbewerbern sind Quelle der Innovation.
(viii) Hilft, Talente zu halten und den Büromitarbeitern ein Gefühl der Loyalität zu vermitteln
Ein effizientes Management hilft, talentierte und hart arbeitende Mitarbeiter zu halten, indem es ihnen ein angenehmes Arbeitsumfeld bietet. Der Manager muss seine Mitarbeiter motivieren, indem er ihre Talente erkennt und schätzt.
(ix) Bietet Führung
Das Management bietet Führung durch Beeinflussung und Führung des Büropersonals. Manager beeinflussen seine Untergebenen, um bereitwillig für die Erreichung der Unternehmensziele zu arbeiten.
(x) Änderungsmanagement
Wichtig für das Office Management ist, dass es hilft, den Wandel zu planen und zum richtigen Zeitpunkt und auf die richtige Art und Weise einzuführen. Aufgrund des technologischen Wandels müssen Methoden, Arbeitsabläufe usw. im Hinblick auf Effizienz und Wirtschaftlichkeit geändert werden. Menschen wehren sich gegen Veränderungen, weil sie die Gründe für Veränderungen nicht verstehen und in neuen Methoden nicht geschult sind. Das Management hilft dabei, den Widerstand der Menschen zu minimieren und fungiert als Change-Agent.
(xi) Pflege der Öffentlichkeitsarbeit
Office Management hilft bei der Verbesserung der Öffentlichkeitsarbeit und der Steigerung des Goodwills eines Unternehmens durch den Umgang mit Beschwerden von Verbrauchern und der Öffentlichkeit.
(xii) Sozialleistungen
Management ist nicht nur für die Unternehmen von Vorteil, sondern auch für die verschiedenen Teile der Gesellschaft. Es bietet und unterhält Verbindungen zu verschiedenen Arten von Lieferanten, Banken, Versicherungsunternehmen, Regierungsbehörden und der Öffentlichkeit. Es kommt der Gesellschaft als Ganzes zugute, indem es seine Dienstleistungen erbringt.
Funktionen
Ein Büroleiter ist für die Überwachung und Überprüfung der Systeme verantwortlich, wobei er sich normalerweise auf bestimmte Ergebnisse konzentriert, wie z Projekte. Daher ist die Rolle abwechslungsreich und umfasst oft Verantwortlichkeiten für eine Vielzahl von Funktionen wie:
- Buchhaltung
- Geschäftsprozessabbildung
- Kostenrechnung
- Kundendienst
- Datenbankmanagement
- Facility Management
- Gestaltung von Formular- oder Dokumentvorlagen
- Humanressourcen
- Management-Informationssysteme
- Unternehmensberatung
- Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz
- Lohn-und Gehaltsabrechnung
- Projektmanagement
- Einkauf
- Aktenverwaltung
- Rekrutierung
- Bericht schreiben
- Risikomanagement
- Verkauf und Marketing
- Sicherheitsmanagement
- Raum-Management
- Systemanalyse
- Website-Pflege
Persönliche Kompetenzen, die in der Rolle nützlich sind, sind: Problemlösungsfähigkeit, gute Entscheidungsfähigkeit, Integrität, Einfallsreichtum, Kreativität, Durchsetzungsvermögen, Flexibilität, Zeitmanagementfähigkeiten und Belastbarkeit.