Sitzung (parlamentarisches Verfahren) - Meeting (parliamentary procedure)
Nach Roberts Ordnungsregeln , einem weit verbreiteten Leitfaden für das parlamentarische Verfahren , ist ein Treffen eine Versammlung einer Gruppe von Menschen, um Entscheidungen zu treffen. Dieser Sinn für "Treffen" kann sich von dem allgemeinen Sinn dadurch unterscheiden, dass ein Treffen im Allgemeinen nicht unbedingt zum Zweck der Entscheidungsfindung durchgeführt werden muss.
Jede Sitzung kann eine separate Sitzung sein oder nicht Teil einer Gruppe von Sitzungen sein, die eine Sitzung bilden. Die Häufigkeit von Besprechungen variiert, wobei bestimmte Aktionen davon abhängen, ob die Besprechungen mehr als ein vierteljährliches Zeitintervall voneinander entfernt stattfinden. Es gibt verschiedene Arten von Besprechungen, z. B. eine reguläre Besprechung, eine Sonderbesprechung oder eine jährliche Besprechung. Jede Besprechung kann eine Tagesordnung haben, in der das Geschäft aufgeführt ist, das während der Besprechung stattfinden soll. Eine Aufzeichnung der Sitzung ist im Protokoll zusammengefasst.
Session
Eine Sitzung ist eine Besprechung oder eine Reihe miteinander verbundener Besprechungen, die einer einzelnen Reihenfolge von Geschäft, Programm, Tagesordnung oder angekündigtem Zweck gewidmet sind. Die Satzung einer Organisation kann eine bestimmte Bedeutung des Begriffs "Sitzung" definieren. In den meisten Organisationen besteht jede Sitzung nur aus einer einzigen Besprechung (dh "Sitzung" und "Besprechung" sind in diesem Fall gleichwertige Begriffe).
Die Bedeutung einer Sitzung besteht darin, dass eine Sitzung im Allgemeinen keine Entscheidungen treffen kann, die eine Gruppe in einer zukünftigen Sitzung binden. Eine Sitzung hat Auswirkungen auf die Erneuerbarkeit von Anträgen . Dieselbe oder im Wesentlichen dieselbe Frage kann nicht zweimal in derselben Sitzung gestellt werden, außer durch die Anträge, die eine Frage erneut vor die Versammlung bringen .
Vierteljährliches Zeitintervall
Ein vierteljährliches Zeitintervall stellt eine zeitliche Begrenzung für das Ergreifen oder Verschieben bestimmter Maßnahmen dar. Es besteht nicht mehr als ein vierteljährliches Zeitintervall zwischen zwei Sitzungen, wenn "die zweite Sitzung zu einem beliebigen Zeitpunkt während oder vor dem dritten Kalendermonat nach dem Kalendermonat beginnt, in dem die erste Sitzung endet". Wenn beispielsweise eine Besprechung im Januar stattfindet, befindet sich die andere Besprechung innerhalb eines vierteljährlichen Zeitintervalls, wenn die vorherige Besprechung am oder nach dem 1. Oktober des vorhergehenden Kalenderjahres stattfindet oder wenn die nächste Besprechung am oder vor dem 30. April des laufenden Jahres stattfindet .
Ein Antrag kann möglicherweise nicht auf die nächste Besprechung verschoben werden, wenn diese Besprechung für mehr als ein vierteljährliches Zeitintervall geplant ist. Wenn die nächste Sitzung eines Gremiums mehr als ein vierteljährliches Zeitintervall entfernt ist, ist es üblich, einen Vorstand oder ein Ausschuss zu ernennen , der das Protokoll der aktuellen Sitzung genehmigt . Ein Antrag, der bei einer Besprechung auf den Tisch gelegt und nicht vor dem Ende der Besprechung vom Tisch genommen wurde, stirbt, wenn die nächste Besprechung mehr als ein vierteljährliches Zeitintervall entfernt ist, während die nächste Besprechung innerhalb eines vierteljährlichen Zeitintervalls liegt kann der Antrag bei dieser Sitzung vom Tisch genommen werden.
Arten von Besprechungen
Roberts neu überarbeitete Geschäftsordnung beschreibt die folgenden Arten von Besprechungen:
- Regelmäßige Besprechung - eine Besprechung, die normalerweise von der Organisation in festgelegten Intervallen geplant wird. Beispielsweise kann es sich um ein wöchentliches oder monatliches Treffen der Organisation handeln.
- Sondertreffen - ein Treffen, das je nach Bedarf getrennt von einem regulären Treffen geplant wird.
- Vertagte Besprechung - eine Besprechung, die von einer regulären Besprechung oder einer Sonderbesprechung (auch als "fortgesetzte Besprechung" bezeichnet) fortgesetzt wird. Dieses Treffen wird durch einen entsprechenden Antrag geplant .
- Jahrestreffen - ein Treffen, das jedes Jahr stattfindet. Diese Sitzung kann sich von den regulären Sitzungen dadurch unterscheiden, dass Wahlen oder Jahresberichte von Amtsträgern stattfinden können, die nur bei einer solchen Sitzung stattfinden.
- Exekutivsitzung - eine Sitzung, in der das Verfahren geheim oder vertraulich ist.
- Öffentliche Sitzung - eine Sitzung, in der Regel einer Regierungsbehörde, die für die breite Öffentlichkeit zugänglich ist. Für Regierungsstellen kann es erforderlich sein, dass solche Sitzungen aufgrund offener Versammlungsgesetze für die Öffentlichkeit zugänglich sind .
- Elektronische Besprechungen - eine Besprechung, die auf elektronischem Wege wie im Internet abgehalten wird. Jede der oben genannten Arten von Besprechungen kann auch als "elektronische" Besprechung abgehalten werden.
Gruppen können sich auch zu Kongressen versammeln, bei denen mehrere Sitzungen an einem Tag oder einer Woche oder länger stattfinden können. Die Konventionen können im Zusammenhang mit der Jahrestagung der Organisation abgehalten werden.
Anruf des Treffens
Ein "Anruf" der Versammlung ist eine Mitteilung über Zeit und Ort, die im Voraus gesendet wird, um die Mitglieder zu informieren. Normalerweise ist der Sekretär der Organisation für das Versenden des Anrufs verantwortlich. Die Aufforderung kann auch eine Tagesordnung oder eine Auflistung von Geschäftsgegenständen enthalten, die auf der Sitzung behandelt werden sollen. Unternehmen müssen möglicherweise festlegen, wie viel Benachrichtigung für den Anruf erforderlich ist. Beispielsweise kann es erforderlich sein, dass ein Anruf mindestens 30 Tage vor dem Meeting gesendet wird.
Dieses Gefühl eines "Anrufs" der Besprechung unterscheidet sich von "Aufruf der Besprechung zur Bestellung", was bedeutet, dass die Besprechung beginnt.
Agenda
Eine Tagesordnung ist eine Liste der Besprechungsaktivitäten in der Reihenfolge, in der sie aufgenommen werden sollen, beginnend mit dem Aufruf zur Bestellung und endend mit einer Vertagung. Es enthält normalerweise einen oder mehrere spezifische Geschäftsbereiche, auf die reagiert werden soll. Es kann, muss aber nicht, bestimmte Zeiten für eine oder mehrere Aktivitäten enthalten.
Verfahren zur Durchführung eines Treffens
Organisationen haben ihre eigenen Regeln für die Durchführung von Besprechungen. Die meisten Organisationen in den USA verwenden Roberts Ordnungsregeln als ergänzenden Leitfaden zu ihren Regeln. Außerhalb der USA können Organisationen Regeln befolgen, die denen im Parlament ähnlich sind.
Protokoll
Protokolle , auch als Protokolle oder informell Notizen bezeichnet, sind die sofortige schriftliche Aufzeichnung einer Sitzung oder Anhörung. Sie beschreiben in der Regel die Ereignisse des Meetings und können eine Teilnehmerliste, eine Erklärung der von den Teilnehmern berücksichtigten Probleme und zugehörige Antworten oder Entscheidungen für die Probleme enthalten.