Kontrolle (Verwaltung) - Control (management)

Kontrolle ist eine Funktion des Managements, die hilft, Fehler zu überprüfen, um Korrekturmaßnahmen zu ergreifen. Dies geschieht, um Abweichungen von Standards zu minimieren und sicherzustellen, dass die erklärten Ziele der Organisation in der gewünschten Weise erreicht werden.

Nach modernen Konzepten ist Kontrolle eine vorausschauende Handlung; frühere Kontrollkonzepte wurden nur verwendet, wenn Fehler festgestellt wurden. Kontrolle im Management umfasst das Setzen von Standards, das Messen der tatsächlichen Leistung und das Ergreifen von Korrekturmaßnahmen bei der Entscheidungsfindung.

Definition

1916 formulierte Henri Fayol eine der ersten Definitionen von Kontrolle in Bezug auf das Management:

Die Kontrolle eines Unternehmens besteht darin, dafür zu sorgen, dass alles in Übereinstimmung mit dem angenommenen Plan, den erteilten Befehlen und den festgelegten Grundsätzen ausgeführt wird. Ziel ist es, auf Fehler hinzuweisen, damit diese behoben und deren Wiederholung vermieden werden kann.

Laut EFL Brech :

Die Kontrolle überprüft die aktuelle Leistung anhand vorher festgelegter Standards, die in den Plänen enthalten sind, um einen angemessenen Fortschritt und eine zufriedenstellende Leistung sicherzustellen.

Laut Harold Koontz :

Controlling ist die Messung und Korrektur von Leistungen, um sicherzustellen, dass die Unternehmensziele und die zu ihrer Erreichung erarbeiteten Pläne erreicht werden.

Laut Stafford Beer :

Management ist der Beruf der Kontrolle.

Robert J. Mockler präsentierte eine umfassendere Definition von Managementkontrolle:

Managementkontrolle kann als systematische Folter durch die Unternehmensleitung definiert werden, um die Leistung mit vorgegebenen Standards, Plänen oder Zielen zu vergleichen, um festzustellen, ob die Leistung diesen Standards entspricht, und um vermutlich alle erforderlichen Abhilfemaßnahmen zu ergreifen, um zu erkennen, dass menschliche und andere Unternehmensressourcen werden so effektiv und effizient wie möglich eingesetzt, um die Unternehmensziele zu erreichen.

Steuerung kann auch definiert werden als „die Funktion des Systems, die Operationen nach Bedarf anpasst, um den Plan zu erreichen oder Abweichungen von den Systemzielen innerhalb zulässiger Grenzen zu halten“ . Das Steuerungssubsystem funktioniert in enger Abstimmung mit dem Betriebssystem. Der Grad ihrer Interaktion hängt von der Art des Betriebssystems und seinen Zielen ab. Stabilität betrifft die Fähigkeit eines Systems, ein Ausgabemuster ohne große Schwankungen beizubehalten. Die Reaktionsschnelligkeit bezieht sich auf die Geschwindigkeit, mit der ein System Abweichungen korrigieren und zur erwarteten Ausgabe zurückkehren kann.

Eine politische Wahl kann das Konzept der Kontrolle und die Bedeutung von Feedback verdeutlichen. Jede Partei organisiert eine Kampagne, um ihren Kandidaten auszuwählen, und skizziert einen Plan, um die Öffentlichkeit sowohl über die Referenzen des Kandidaten als auch über die Plattform der Partei zu informieren. Kurz vor der Wahl liefern Meinungsumfragen Rückmeldungen über die Effektivität der Kampagne und die Gewinnchancen jedes Kandidaten. Je nach Art dieses Feedbacks können bestimmte Anpassungen der Strategie und/oder Taktik vorgenommen werden, um das gewünschte Ergebnis zu erzielen.

Aus diesen Definitionen lässt sich ablesen, dass zwischen Planung und Controlling eine enge Verbindung besteht. Planung ist ein Prozess, durch den die Ziele einer Organisation und die Methoden zur Erreichung der Ziele festgelegt werden, und Controlling ist ein Prozess, der die tatsächliche Leistung misst und an den geplanten Zielen der Organisation ausrichtet. Daher werden Ziele und Zielsetzungen oft als siamesische Zwillinge des Managements bezeichnet . die Führungsfunktion des Managements und der Leistungskorrektur, um sicherzustellen, dass die Unternehmensziele und die zu deren Erreichung festgelegten Ziele erreicht werden.

Eigenschaften

• Kontrolle ist ein kontinuierlicher Prozess
• Kontrolle ist ein Managementprozess
• Kontrolle ist eng mit Planung verbunden
• Kontrolle ist ein Werkzeug, um organisatorische Aktivitäten zu erreichen
• Kontrolle ist ein End-to-End-Prozess
• Die Kontrolle vergleicht die tatsächliche Leistung mit der geplanten Leistung*
• Kontrollieren Sie den Fehler im Ausführungsprozess
• Kontrolle minimiert Kosten
• Steuerung erreicht den Standard
• Kontrolle spart Zeit
• Control hilft dem Management, die Leistung zu überwachen
• Kontrolle vergleicht Leistung mit Standards
• Steuerung ist handlungsorientiert

Elemente

Die vier Grundelemente in einem Steuerungssystem sind:

1. die zu kontrollierende Eigenschaft oder Bedingung
2. der Sensor
3. der Komparator
4. der Aktivator

Sie treten in der gleichen Reihenfolge auf und halten in jedem System konsistente Beziehungen zueinander.

Das erste Element ist die Eigenschaft oder der Zustand des zu messenden Betriebssystems. Bestimmte Merkmale werden ausgewählt, weil eine Korrelation zwischen ihnen und der Leistung des Systems besteht. Ein Merkmal kann die Leistung des Systems während einer beliebigen Verarbeitungsstufe sein (z. B. die von einem Ofen erzeugte Wärmeenergie), oder es kann ein systembedingter Zustand sein (z die vom Ofen erzeugte Wärme). In einem Grundschulsystem sind die Arbeitsstunden eines Lehrers oder der von den Schülern bei einer nationalen Prüfung nachgewiesene Erkenntnisgewinn Beispiele für Merkmale, die zur Messung oder Kontrolle ausgewählt werden können.

Das zweite Kontrollelement, der Sensor , ist ein Mittel zur Messung der Kennlinie. In einem Hausheizungssystem wäre dieses Gerät beispielsweise der Thermostat, und in einem Qualitätskontrollsystem könnte diese Messung durch eine Sichtprüfung des Produkts durchgeführt werden.

Das dritte Kontrollelement, der Komparator , bestimmt den Korrekturbedarf, indem er das Geschehene mit dem Geplanten vergleicht. Eine gewisse Abweichung vom Plan ist üblich und wird erwartet, aber wenn Abweichungen über das als akzeptabel erachtete Maß hinausgehen, sind Korrekturmaßnahmen erforderlich. Es handelt sich um eine Art vorbeugende Maßnahme, die anzeigt, dass eine gute Kontrolle erreicht wird.

Das vierte Kontrollelement, der Aktivator, ist die Korrekturmaßnahme, die ergriffen wird, um das System zu seiner erwarteten Leistung zurückzubringen. Die tatsächliche Person, Vorrichtung oder Methode, die verwendet wird, um korrigierende Eingaben in das Betriebssystem zu leiten, kann eine Vielzahl von Formen annehmen. Es kann sich um eine hydraulische Steuerung handeln, die von einem Elektromagneten oder Elektromotor als Reaktion auf ein elektronisches Fehlersignal positioniert wird, ein Mitarbeiter, der angewiesen wird, die Teile zu überarbeiten, die die Qualitätsprüfung nicht bestanden haben, oder ein Schulleiter, der beschließt, zusätzliche Bücher zu kaufen, um eine erhöhte Anzahl der Studenten. Solange ein Plan innerhalb der zulässigen Grenzen durchgeführt wird, sind keine Korrekturmaßnahmen erforderlich; dies kommt jedoch in der Praxis selten vor.

Information ist das Medium der Kontrolle, weil der Fluss von sensorischen Daten und später der Fluss von korrigierenden Informationen es ermöglicht, eine Eigenschaft oder einen Zustand des Systems zu kontrollieren.

Kontrollierte Eigenschaft oder Bedingung

Die Hauptanforderung an ein Kontrollsystem besteht darin, dass es das Niveau und die Art der Ausgabe aufrechterhält, die zum Erreichen der Systemziele erforderlich sind. Es ist normalerweise unpraktisch, alle Funktionen und Bedingungen zu steuern, die mit der Ausgabe des Systems verbunden sind. Daher ist die Wahl des kontrollierten Gegenstands (und entsprechender Informationen darüber) äußerst wichtig. Es sollte eine direkte Korrelation zwischen dem kontrollierten Artikel und dem Betrieb des Systems bestehen. Mit anderen Worten, die Steuerung des ausgewählten Merkmals sollte einen direkten Bezug zum Ziel oder Ziel des Systems haben.

Sensor

Nachdem die Charakteristik erfasst oder gemessen wurde, werden steuerungsrelevante Informationen rückgekoppelt. Welche Informationen genau übertragen werden müssen und auch die Sprache, die den Kommunikationsprozess am besten erleichtert und die Möglichkeit von Verzerrungen bei der Übertragung verringert, muss sorgfältig abgewogen werden. Informationen, die mit dem Standard oder Plan verglichen werden sollen, sollten in denselben Begriffen oder in derselben Sprache wie im ursprünglichen Plan ausgedrückt werden, um die Entscheidungsfindung zu erleichtern. Die Verwendung maschineller Verfahren (Computer) kann eine umfangreiche Übersetzung der Informationen erfordern. Da optimale Sprachen für die Berechnung und für die menschliche Überprüfung nicht immer gleich sind, kann die relative Einfachheit der Übersetzung ein wesentlicher Faktor bei der Auswahl der Maßeinheiten oder der Spracheinheit im Erfassungselement sein.

In vielen Fällen kann die Messung abgetastet werden, anstatt eine vollständige und kontinuierliche Rückmeldung von Informationen über den Vorgang bereitzustellen. Ein Stichprobenverfahren schlägt vor, ein Segment oder einen Teil des Vorgangs zu messen, der die Gesamtmenge darstellt.

Vergleich mit Standard

In einem sozialen System werden die Normen akzeptablen Verhaltens zum Maßstab, an dem sogenanntes abweichendes Verhalten gemessen werden kann. Verordnungen und Gesetze bieten eine formellere Sammlung von Informationen für die Gesellschaft. Soziale Normen ändern sich, aber sehr langsam. Im Gegensatz dazu können die von einem formellen Gesetz formulierten Standards von einem Tag auf den anderen durch Überarbeitung, Aufhebung oder Ersetzung durch andere geändert werden. Informationen über abweichendes Verhalten werden zur Grundlage für die Kontrolle sozialer Aktivitäten . Die Ausgabeinformationen werden mit dem Standard oder der Norm verglichen und signifikante Abweichungen werden notiert. In einem industriellen Beispiel kann die Häufigkeitsverteilung (eine tabellarische Darstellung der Häufigkeit, mit der ein bestimmtes Merkmal in der zu prüfenden Produktprobe auftritt) verwendet werden, um die durchschnittliche Qualität, die Streuung und den Vergleich der Leistung mit einem Standard zu zeigen.

Wenn zwischen Output und Plan ein signifikanter und nicht korrigierbarer Unterschied besteht, ist das System „außer Kontrolle“. Dies bedeutet, dass die Ziele des Systems in Bezug auf die Fähigkeiten des gegenwärtigen Designs nicht erreichbar sind. Entweder müssen die Ziele neu bewertet oder das System neu gestaltet werden, um neue Kapazitäten oder Fähigkeiten hinzuzufügen. So hat beispielsweise der Drogenhandel in einigen Städten alarmierend zugenommen. Die Bürger müssen entscheiden, ob sie das Polizeisystem überarbeiten, um die Kontrolle wiederzuerlangen, oder ob sie das Gesetz ändern, um eine andere Norm des akzeptablen Verhaltens widerzuspiegeln.

Implementierer

Die Aktivierungseinheit reagiert auf die vom Komparator empfangenen Informationen und leitet eine Korrekturmaßnahme ein. Wenn das System ein Machine-to-Machine-System ist, werden die korrigierenden Eingaben (Entscheidungsregeln) in das Netzwerk entworfen. Wenn sich die Steuerung jedoch auf ein Mensch-Maschine- oder Mensch-zu-Mann-System bezieht, müssen die verantwortlichen Personen (1) die Genauigkeit der Feedback-Informationen, (2) die Bedeutung der Abweichung und (3) welche korrigierenden Eingaben das System auf ein angemessenes Maß an Stabilität wiederherstellen. Sobald die Entscheidung getroffen wurde, neue Eingaben in das System zu leiten , kann der eigentliche Prozess relativ einfach sein. Eine kleine Energiemenge kann den Betrieb von Düsenflugzeugen, automatischen Stahlwerken und Wasserkraftwerken verändern. Der Pilot drückt einen Knopf und das Fahrwerk des Flugzeugs fährt hoch oder runter; der Betreiber eines Stahlwerks drückt einen Hebel, und ein Band weißglühenden Stahls rast durch das Werk; Ein Arbeiter an einer Schalttafel steuert den Stromfluss durch ein regionales Netz von Stationen und Umspannwerken. Es braucht nur wenig Regelenergie, um große Eingangsmengen freizugeben oder zu stoppen.

Der Komparator kann sich weit vom Betriebssystem entfernt befinden, obwohl sich zumindest einige der Elemente in unmittelbarer Nähe zu den Operationen befinden müssen. Zum Beispiel ist die Messung (das sensorische Element) normalerweise am Point of Operations. Die Messinformationen können zum Vergleich mit dem Normal (Komparator) an einen entfernten Punkt übertragen werden und bei Abweichungen kann die Korrektureingabe vom entfernten Punkt ausgelöst werden. Der Eingang (Aktivator) befindet sich jedoch beim Betriebssystem. Diese Fähigkeit zur Fernsteuerung bedeutet, dass Flugzeuge ferngesteuert geflogen, gefährliche Herstellungsprozesse aus sicherer Entfernung betrieben und nationale Organisationen vom zentralen Hauptsitz in Dublin, Irland, geleitet werden können.

- Kenard E. White

Verfahren

Schritt 1. Einrichtung des Standards.

Standards sind die Kriterien, an denen die tatsächliche Leistung gemessen wird. Standards werden sowohl in quantitativer als auch in qualitativer Hinsicht gesetzt.

Schritt 2 . Messung der tatsächlichen Leistung

Die Leistung wird objektiv und zuverlässig gemessen. Es sollte in derselben Einheit überprüft werden, in der die Standards festgelegt sind.

Schritt 3 . Vergleich der tatsächlichen Leistung mit den Standards.

In diesem Schritt wird die tatsächliche Leistung mit festgelegten Standards verglichen, um die Abweichungen zu finden. Zum Beispiel kann die Leistung eines Verkäufers in Bezug auf die in einer Woche verkauften Einheiten leicht mit der Standardleistung für die Woche gemessen werden.

Schritt 4 . Analyse der Ursache von Abweichungen.

Manager müssen feststellen, warum Standards nicht eingehalten wurden. Dieser Schritt beinhaltet auch die Feststellung, ob mehr Kontrolle erforderlich ist oder ob der Standard geändert werden sollte.

Schritt 5 . Korrekturmaßnahmen ergreifen.

Nachdem die Gründe für Abweichungen festgestellt wurden, können Führungskräfte Lösungen für Probleme mit der Einhaltung der Standards entwickeln und Änderungen an Prozessen oder Verhaltensweisen vornehmen.

Klassifizierungen

Die Kontrolle kann nach drei allgemeinen Klassifikationen gruppiert werden:

1. die Art des in das System integrierten Informationsflusses (Steuerung oder Regelung)
2. die Art der Komponenten, die in der Konstruktion enthalten sind (Mensch- oder Maschinensteuerung)
3. das Kontrollverhältnis zum Entscheidungsprozess (organisatorische oder operative Kontrolle).

Steuerung und Regelung

Ein von einem Zeitmessgerät gesteuertes Straßenbeleuchtungssystem ist ein Beispiel für ein Open-Loop-System. Jeden Abend zu einer bestimmten Zeit schließt ein mechanisches Gerät den Stromkreis und Energie fließt durch die elektrischen Leitungen, um die Lampen anzuzünden. Beachten Sie jedoch, dass der Zeitmessmechanismus eine unabhängige Einheit ist und nicht die objektive Funktion des Beleuchtungssystems misst. Sollten die Lichter an einem dunklen, stürmischen Tag benötigt werden, würde das Zeitmessgerät diesen Bedarf nicht erkennen und somit die Energieeingänge nicht aktivieren. Manchmal können korrigierende Eigenschaften in den Controller eingebaut werden (z. B. um die Zeit zu ändern, zu der die Lichter eingeschaltet werden, wenn die Tage kürzer oder länger werden), aber dies würde die Schleife nicht schließen. In einem anderen Fall kann das Erfassen, der Vergleich oder die Anpassung durch eine Aktion erfolgen, die von einer Person vorgenommen wird, die nicht Teil des Systems ist. Beispielsweise können die Lichter von jemandem eingeschaltet werden, der zufällig vorbeikommt und den Bedarf an zusätzlichem Licht erkennt.

Wenn die Steuerung aufgrund des Betriebs und nicht aufgrund äußerer oder vorbestimmter Anordnungen ausgeübt wird, handelt es sich um ein geschlossenes System. Ein Hausthermostat ist ein Beispiel für ein Steuergerät in einem geschlossenen System. Sinkt die Raumtemperatur unter den gewünschten Wert, schließt die Steuerung den Stromkreis, um den Ofen zu starten und die Temperatur steigt. Der Ofen wird deaktiviert, wenn die Temperatur das vorgewählte Niveau erreicht. Der wesentliche Unterschied zwischen diesem Systemtyp und einem Open-Loop-System besteht darin, dass das Steuergerät ein Element des Systems ist, dem es dient und die Leistung des Systems misst. Mit anderen Worten, alle vier Bedienelemente sind integraler Bestandteil des jeweiligen Systems.

Ein wesentlicher Bestandteil eines geschlossenen Regelkreises ist die Rückkopplung; das heißt, die Ausgabe des Systems wird kontinuierlich durch das gesteuerte Element gemessen und die Eingabe wird modifiziert, um jede Differenz oder jeden Fehler in Richtung Null zu reduzieren. Viele der Muster des Informationsflusses in Organisationen haben die Natur von geschlossenen Schleifen, die Feedback verwenden. Der Grund für eine solche Bedingung wird offensichtlich, wenn man erkennt, dass jedem System, um ein vorgegebenes Ziel zu erreichen, jederzeit eine Anzeige über seinen Erreichungsgrad zur Verfügung stehen muss. Im Allgemeinen verwendet jedes zielorientierte System Feedback.

Steuerung von Mensch und Maschine

In Maschinensystemen sind die Steuerungselemente leicht zu erkennen. Zum Beispiel könnte die zu steuernde Charakteristik irgendeine Variable wie Geschwindigkeit oder Temperatur sein, und die Erfassungsvorrichtung könnte ein Tachometer oder ein Thermometer sein. Eine Genauigkeitserwartung liegt vor, weil das Merkmal quantifizierbar ist und die zu erwartende Standard- und Normalvariation exakt beschrieben werden kann. In automatischen Maschinensystemen werden Informationseingaben in einem Prozess der kontinuierlichen Anpassung verwendet, um Ausgabespezifikationen zu erreichen. Wenn auch nur eine kleine Abweichung vom Standard auftritt, beginnt der Korrekturprozess. Das automatische System ist stark strukturiert, so konzipiert, dass es bestimmte Arten von Eingaben akzeptiert und spezifische Ausgaben erzeugt, und so programmiert, dass es die Transformation der Eingaben innerhalb eines engen Variationsbereichs regelt.

Zur Veranschaulichung der mechanischen Steuerung: Wenn die Belastung einer Dampfmaschine zunimmt und der Motor langsamer wird, reagiert der Regler, indem er ein Ventil öffnet, das zusätzliche Dampfenergie freisetzt. Diese neue Eingabe bringt den Motor auf die gewünschte Drehzahl zurück. Diese Art der mechanischen Steuerung ist im Vergleich zu den ausgeklügelteren elektronischen Steuerungssystemen im täglichen Gebrauch grob. Betrachten Sie die komplexen Raketenleitsysteme, die den tatsächlichen Kurs nach vorgegebenen mathematischen Berechnungen messen und fast augenblicklich Korrekturen vornehmen, um die Rakete auf ihr Ziel zu lenken.

Maschinensysteme können aufgrund der ausgeklügelten Technologie komplex sein, während die Kontrolle von Menschen komplex ist, weil die Kontrollelemente schwer zu bestimmen sind. In menschlichen Kontrollsystemen ist die Beziehung zwischen Zielen und zugehörigen Merkmalen oft vage; die Messung des Merkmals kann äußerst subjektiv sein; der erwartete Standard ist schwer zu definieren; und die Menge der erforderlichen neuen Eingaben ist unmöglich zu quantifizieren. Zur Veranschaulichung sei noch einmal auf ein formalisiertes Gesellschaftssystem verwiesen, in dem abweichendes Verhalten durch beobachtete Rechtsverletzungen (Sensing), Gerichtsverhandlungen und Prozesse (Standardvergleich), Inhaftierung bei Verurteilung des Angeklagten kontrolliert wird (Korrektur) und Haftentlassung nach erfolgter Rehabilitation der Person.

Die für Autobahnfahrten festgelegte Geschwindigkeitsbegrenzung ist ein quantifizierbarer Leistungsstandard, aber selbst in diesem Fall sind der Grad der zulässigen Abweichung und der Betrag der tatsächlichen Abweichung häufig Gegenstand von Meinungsverschiedenheiten zwischen dem Streifenpolizisten und dem mutmaßlichen Zuwiderhandeln. Die Komplexität der Gesellschaft spiegelt sich in vielen Gesetzen und Verordnungen wider, die allgemeine Standards für wirtschaftliches, politisches und soziales Handeln festlegen. Ein Bürger kann das Gesetz nicht kennen oder verstehen und würde folglich nicht wissen, ob er sich eines Verstoßes schuldig gemacht hat oder nicht.

Die meisten organisierten Systeme sind eine Kombination aus Mensch und Maschine; Einige Kontrollelemente können maschinell ausgeführt werden, während andere vom Menschen ausgeführt werden. Darüber hinaus können einige Standards präzise strukturiert sein, während andere kaum mehr als allgemeine Richtlinien mit zu erwartenden großen Variationen der Ergebnisse sind. Der Mensch muss als Kontrolleur fungieren, wenn die Messung subjektiv ist und eine Beurteilung erforderlich ist. Maschinen wie Computer sind nicht in der Lage, Ausnahmen von den angegebenen Kontrollkriterien zu machen, unabhängig davon, wie sehr ein bestimmter Fall eine besondere Betrachtung rechtfertigt. Ein Pilot agiert in Verbindung mit Computern und automatischen Piloten, um große Jets zu fliegen. Bei unerwarteten Wetteränderungen oder einer möglichen Kollision mit einem anderen Flugzeug muss er eingreifen und die direkte Kontrolle übernehmen.

Organisatorische und operative Steuerung

Das Konzept der Organisationskontrolle ist in der Bürokratietheorie von Max Weber implizit enthalten . Mit dieser Theorie verbunden sind Begriffe wie „ Kontrollspanne “, „Überwachungsnähe“ und „hierarchische Autorität“. Webers Ansicht tendiert dazu, alle Ebenen oder Arten der organisatorischen Kontrolle als gleich einzubeziehen. In jüngerer Zeit neigen Autoren dazu, den Kontrollprozess zwischen dem, der die Natur des Organisations- oder Systemdesigns hervorhebt, und dem, der sich mit dem täglichen Betrieb befasst, zu unterscheiden. Um den Unterschied zu veranschaulichen, „bewerten“ wir die Leistung eines Systems, um zu sehen, wie effektiv und effizient sich das Design erwiesen hat, oder um herauszufinden, warum es versagt hat. Im Gegensatz dazu bedienen und „steuern“ wir die Anlage hinsichtlich des täglichen Material-, Informations- und Energieeinsatzes . In beiden Fällen sind die Elemente des Feedbacks vorhanden, aber die organisatorische Kontrolle neigt dazu, die Art und Anordnung der Komponenten im System zu überprüfen und zu bewerten, während die operative Kontrolle dazu neigt, die täglichen Eingaben anzupassen.

Die Richtung der organisatorischen Kontrolle ergibt sich aus den Zielen und strategischen Plänen der Organisation. Allgemeine Pläne werden in spezifische Performance - Maßnahmen wie Aktien des übersetzten Markt , Gewinn , Rendite und Budgets . Der Prozess der organisatorischen Kontrolle besteht darin, die Leistung des Systems anhand dieser festgelegten Normen zu überprüfen und zu bewerten. Belohnungen für das Erreichen oder Übertreffen von Standards können von besonderer Anerkennung bis hin zu Gehaltserhöhungen oder Beförderungen reichen . Andererseits kann ein Nichterfüllen der Erwartungen die Notwendigkeit einer Reorganisation oder Neugestaltung signalisieren.

Bei der organisatorischen Kontrolle hängt der im Überprüfungs- und Bewertungsprogramm verwendete Ansatz vom Grund für die Bewertung ab, d. h., weil das System nicht effektiv ist (seine Ziele erreicht)? Erreicht das System nicht den erwarteten Effizienzstandard? Wird die Bewertung aufgrund einer Betriebsstörung oder eines Betriebsausfalls durchgeführt? Handelt es sich lediglich um einen periodischen Audit-and-Review-Prozess?

Wenn ein System ausgefallen ist oder sich in großen Schwierigkeiten befindet, können spezielle Diagnosetechniken erforderlich sein, um die Problembereiche zu isolieren und die Ursachen der Schwierigkeiten zu identifizieren. Es ist angebracht, Bereiche zu untersuchen, die zuvor problematisch waren oder Bereiche, in denen ein Leistungsmaß schnell identifiziert werden kann. Wenn sich beispielsweise der Output-Backlog einer Organisation schnell aufbaut, ist es logisch, zuerst zu prüfen, ob das Problem auf leicht verfügbare Maßnahmen wie eine erhöhte Nachfrage oder einen Rückgang der verfügbaren Arbeitsstunden zurückzuführen ist. Wenn eine detailliertere Analyse erforderlich ist, sollte systematisch vorgegangen werden.

Im Gegensatz zur organisatorischen Steuerung dient die betriebliche Steuerung dazu, die Tagesleistung in Bezug auf Termine , Vorgaben und Kosten zu regeln . Hat das Produkt oder die Dienstleistung die richtige Qualität und ist es wie geplant verfügbar? Werden Bestände an Rohstoffen, Waren in Arbeit und Fertigprodukten in den gewünschten Mengen eingekauft und produziert? Entsprechen die mit dem Transformationsprozess verbundenen Kosten den Kostenschätzungen? Stehen die im Transformationsprozess benötigten Informationen in der richtigen Form und zum richtigen Zeitpunkt zur Verfügung? Wird die Energieressource effizient genutzt?

Die schwierigste Aufgabe des Managements besteht darin, das Verhalten von Einzelpersonen zu überwachen, die Leistung mit einem bestimmten Standard zu vergleichen und wie angegeben Belohnungen oder Bestrafungen zu gewähren. Manchmal bezieht sich diese Kontrolle über die Menschen vollständig auf ihre Leistung. Zum Beispiel könnte sich ein Manager nicht um das Verhalten eines Verkäufers kümmern, solange der Umsatz wie erwartet hoch war. In anderen Fällen, besonders enge Überwachung des Verkäufers könnte angemessen sein , wenn das Erreichen Kundenzufriedenheit eines der wichtigsten Vertriebsorganisation war Ziele .

Je größer die Einheit, desto wahrscheinlicher ist es, dass die Regelcharakteristik mit einem bestimmten Ausgabeziel in Zusammenhang steht. Daraus folgt auch, dass es besser ist, die Leistung der gesamten Gruppe zu messen, wenn es schwierig oder unmöglich ist, die tatsächliche Leistung einzelner Personen zu ermitteln. Das bedeutet, dass die Motivation des Einzelnen und die Messung seiner Leistung zu subjektiven Urteilen des Vorgesetzten werden . Die Kontrolle des Outputs weist auch auf die Schwierigkeit hin, die Leistung des Einzelnen zu kontrollieren und diese mit den Zielen des Gesamtsystems in Beziehung zu setzen.

Probleme

Der perfekte Plan könnte skizziert werden, wenn jede mögliche Variation der Eingabe vorhergesehen werden könnte und wenn das System wie vorhergesagt funktionieren würde. Diese Art der Planung ist für die meisten Geschäftssysteme weder realistisch, wirtschaftlich noch machbar. Wenn dies machbar wäre, wären die Planungsanforderungen so komplex, dass das System veraltet wäre, bevor es betrieben werden könnte. Deshalb gestalten wir die Steuerung in Systemen. Dies erfordert mehr Nachdenken beim Systemdesign, ermöglicht jedoch mehr Flexibilität des Betriebs und ermöglicht es, ein System mit unvorhersehbaren Komponenten und unbestimmten Eingaben zu betreiben. Dennoch sind die Gestaltung und der effektive Betrieb der Steuerung nicht unproblematisch.

Das Ziel des Systems ist es, eine bestimmte Funktion auszuführen. Das Ziel der Organisationskontrolle besteht darin, dass die vorgegebene Funktion erreicht wird. Das Ziel der Betriebskontrolle besteht darin, sicherzustellen, dass Schwankungen der Tagesleistung innerhalb der vorgeschriebenen Grenzen gehalten werden.

Es ist eine Sache, ein System zu entwerfen, das alle Steuerungselemente enthält, und eine ganz andere, die besten Designziele zu erfüllen. Der Betrieb "in Kontrolle" oder "mit Plan" garantiert keine optimale Leistung. Beispielsweise nutzt der Plan den Input von Materialien, Energie oder Informationen möglicherweise nicht optimal – mit anderen Worten, das System ist möglicherweise nicht für einen effizienten Betrieb ausgelegt. Einige der typischeren Probleme im Zusammenhang mit der Steuerung umfassen die Schwierigkeit der Messung, das Problem des Zeitinformationsflusses und das Setzen geeigneter Standards.

Wenn die Ziele nicht auf quantitative Ergebnisse beschränkt sind, ist die Messung der Systemeffektivität schwierig durchzuführen und anschließend verwirrend zu bewerten. Viele der Leistungsmerkmale lassen sich nicht quantitativ messen. Dies gilt insbesondere dann, wenn der Input menschlicher Energie nicht direkt mit dem Output in Verbindung gebracht werden kann. Die gleiche Situation gilt für Maschinen und andere Geräte, die mit menschlicher Beteiligung verbunden sind, wenn die Ausgabe nicht in bestimmten Einheiten erfolgt. Bei der Bewertung von Mensch-Maschine- oder menschenorientierten Systemen lassen sich psychologische und soziologische Faktoren offensichtlich nicht ohne weiteres in quantifizierbare Begriffe übersetzen. Wie wirkt sich beispielsweise geistige Ermüdung auf die Qualität oder Quantität des Outputs aus? Und wenn ja, ist die geistige Ermüdung eine Funktion des Fehlens einer herausfordernden Aufgabe oder der Angst vor einer möglichen Verletzung?

Subjektive Eingaben können in numerische Daten überführt werden, aber es besteht immer die Gefahr einer falschen Bewertung und Übertragung und die Gefahr, dass der Analytiker solchen Daten nach der Quantifizierung ein unangemessenes Vertrauen entgegenbringt. Nehmen wir zum Beispiel an, dass die Entscheidungen einer Führungskraft von 1 bis 10 bewertet werden, wobei 10 die perfekte Entscheidung ist. Nachdem die Rangfolge für jede Entscheidung bestimmt, diese addiert und durch die Gesamtzahl der getroffenen Entscheidungen geteilt wurde, würde die durchschnittliche Rangfolge die Punktzahl einer bestimmten Führungskraft in ihrer Entscheidungsrolle anzeigen. Auf der Grundlage dieser Punktzahl könnten Urteile über seine Entscheidungseffizienz getroffen werden, die ziemlich falsch sein können. Eine Führungskraft mit einem Ranking von 6,75 könnte als effektiver angesehen werden als eine andere mit einem Ranking von 6,25, und dennoch können die beiden Manager unter unterschiedlichen Umständen und Bedingungen Entscheidungen getroffen haben. Externe Faktoren, über die keine der beiden Führungskräfte die Kontrolle hatte, können den Unterschied in der "Effektivität" beeinflusst haben.

Die Quantifizierung des menschlichen Verhaltens ist trotz seiner extremen Schwierigkeit, Subjektivität und Ungenauigkeit in Bezug auf die Messung physikalischer Eigenschaften die am weitesten verbreitete und wichtigste Messung in großen Systemen. Das Verhalten des Einzelnen bestimmt letztendlich den Erfolg oder Misserfolg jedes von Menschen geschaffenen Systems.

Informationsfluss

Ein weiteres Problem der Steuerung bezieht sich auf die unkorrekte Zeitsteuerung von Informationen, die in den Rückkopplungskanal eingeführt werden. Sowohl in computergestützten als auch in menschlichen Kontrollsystemen kann ein falsches Timing auftreten, entweder durch Fehler bei der Messung oder bei der Beurteilung. Je schneller das System auf ein Fehlersignal reagiert, desto wahrscheinlicher ist eine Überanpassung des Systems; dennoch ist sofortiges Handeln wichtig, da jede Verzögerung bei der Bereitstellung von Korrekturinformationen ebenfalls entscheidend sein kann. Ein System, das eine Rückkopplung erzeugt, die nicht dem aktuellen Bedarf entspricht, neigt dazu, zu schwanken und wird sich nicht in der gewünschten Weise anpassen.

Das gravierendste Problem beim Informationsfluss entsteht, wenn die Rückkopplungsverzögerung genau einen halben Zyklus beträgt, denn dann wird die Korrekturmaßnahme einer Abweichung von der Norm überlagert, die in diesem Moment in die gleiche Richtung wie die Korrektur weist. Dies führt dazu, dass das System überkorrigiert und dann, wenn die umgekehrte Einstellung außerhalb des Zyklus erfolgt, zu viel in die andere Richtung korrigiert, und so weiter, bis das System außer Kontrolle gerät ("schwingt"). Dieses Phänomen ist in Abbildung 1 dargestellt. „Oszillation und Feedback“. Wenn bei Punkt A der Trend unter dem Standard erkannt wird und neue Eingaben hinzugefügt werden, jedoch erst bei Punkt B, wird das System überreagieren und die zulässigen Grenzen überschreiten. Wenn dies an Punkt C erkannt wird, aber Eingaben bis Punkt D nicht zurückgenommen werden, führt dies dazu, dass das System unter die untere Grenze der zulässigen Variation fällt.

Eine Lösung für dieses Problem liegt in der Antizipation, bei der nicht nur die Veränderung, sondern auch die Veränderungsrate gemessen wird. Die Korrektur wird in Abhängigkeit von der Art und Rate des Fehlers angegeben. Die Schwierigkeit könnte auch überwunden werden, indem die Zeitverzögerung zwischen der Messung der Ausgabe und der Anpassung an die Eingabe verringert wird. Wenn ein Trend angezeigt werden kann, kann ein Zeitvorlauf eingeführt werden, um die Zeitverzögerung zu kompensieren, wodurch eine Übereinstimmung zwischen dem Korrekturbedarf und der Art und Größe der angezeigten Aktion hergestellt wird. Es ist in der Regel effektiver für eine Organisation, ihre Leistung kontinuierlich zu messen und ständig kleine Anpassungen im Betrieb vorzunehmen (dies setzt ein hochsensibles Kontrollsystem voraus). Daher sollte das Informationsfeedback zeitnah und korrekt erfolgen, um effektiv zu sein. Das heißt, die Informationen sollten einen genauen Hinweis auf den Status des Systems liefern.

Standards setzen

Das Festlegen der richtigen Standards oder Kontrollgrenzen ist in vielen Systemen ein Problem. Eltern sind mit diesem Dilemma konfrontiert, wenn sie ihre Erwartungen an ihre Kinder formulieren, und Unternehmensleiter stehen vor dem gleichen Problem, wenn es darum geht, für die Mitarbeiter akzeptable Standards festzulegen. Einige Theoretiker haben vorgeschlagen, dass Arbeitnehmer ihre eigenen Standards setzen dürfen, in der Annahme, dass die Menschen, wenn sie ihre eigenen Ziele festlegen, eher dazu neigen, diese zu akzeptieren und zu erreichen.

Standards sollten so genau wie möglich sein und allen betroffenen Personen mitgeteilt werden. Darüber hinaus reicht die Kommunikation allein nicht aus; Verständnis ist notwendig. In menschlichen Systemen sind Standards in der Regel schlecht definiert und der zulässige Abweichungsbereich vom Standard ebenfalls unbegrenzt. Zum Beispiel, wie viele Stunden pro Tag sollte ein Professor voraussichtlich für die studentische Beratung zur Verfügung stehen? Oder welches Verhalten sollte von den Schülern im Klassenzimmer erwartet werden? Diskretion und persönliches Urteilsvermögen spielen in solchen Systemen eine große Rolle, um zu entscheiden, ob Korrekturmaßnahmen ergriffen werden sollten.

Das vielleicht schwierigste Problem in menschlichen Systemen ist die mangelnde Reaktion von Individuen auf angezeigte Korrekturen. Dies kann in Form von Opposition und Subversion gegen die Kontrolle erfolgen oder mit dem Fehlen einer definierten Verantwortung oder Befugnis zum Handeln zusammenhängen. Führung und positive Motivation werden dann zu entscheidenden Bestandteilen, um die richtige Reaktion auf Input-Anforderungen zu erreichen.

Die meisten Steuerungsprobleme beziehen sich auf das Design; daher muss die Lösung dieser Probleme an diesem Punkt beginnen. Am vielversprechendsten sind automatische Kontrollsysteme, sofern ein menschliches Eingreifen möglich ist, um Ausnahmen zu behandeln. Es besteht jedoch die Gefahr, dass wir Merkmale messen, die keine effektive Leistung darstellen (wie im Fall des Sprechers, der aufgefordert hat, dass alle Personen, die nicht hören konnten, was er sagte, die Hände heben sollten), oder dass unsachgemäße Informationen übermittelt werden können.

Bedeutung der Kontrolle

2. Motivation für effiziente Mitarbeiter
3. Für volle Disziplin
4. Hilfreich bei der zukünftigen Planung
5. Unterstützt die Effizienz
6. Risikominderung
7. Hilfreich bei der Koordination

Einschränkungen

1. Schwierig, quantitative Standards aufzustellen : Controlling verliert seinen Nutzen, wenn Standards und Normen nicht in Mengenstatistiken erklärt werden können. Menschliches Verhalten, Arbeitszufriedenheit und Arbeitsmoral sind einige der Faktoren, die durch quantitative Messungen nicht gut bewältigt werden können. Kontrolle verliert einen Teil ihres Nutzens, wenn es nicht möglich ist, eine Situation zahlenmäßig zu definieren. Dies macht es schwierig, die Leistung zu messen und mit Benchmarks zu vergleichen. Es ist keine leichte Aufgabe, Grundsätze für die menschliche Arbeit und Standards für Kompetenz und Zufriedenheit zu setzen. In solchen Fällen hängt es von der Entscheidung des Managers ab. Dies gilt insbesondere für die Arbeitszufriedenheit, das Beschäftigungsverhalten und die Arbeitsmoral. Beispielsweise ist die Aufgabe, die Verhaltensqualität von Mitarbeitern zu messen, qualitativer Natur. Es kann nicht direkt gemessen werden. Zur Messung der Mitarbeiterzahl können Fehlzeiten, Konflikthäufigkeit etc. berücksichtigt werden. Wenn all diese Maßnahmen einen hohen Anteil haben, kann man sagen, dass das Verhalten der Mitarbeiter in der Einrichtung nicht so toll ist. Es ist klar, dass nicht für alle Projekte Kriterien festgelegt werden können und geeignete Modelle nicht ganz genau sind.

2. weniger Kontrolle über externe Kontrollen: Jedes Projekt, das in einem anderen Staat des Landes im Rahmen eines Regierungssystems betrieben wird, kann die Entwicklung nicht stoppen. Darüber hinaus kann kein Unternehmen die Verfügbarkeit von Technologie, den neuesten Erwerb von Informationstechnologie und den starken Wettbewerb auf dem Markt usw. verwalten. Es gibt einige Probleme, die nicht unter der Kontrolle eines Managements oder einer Organisation stehen. Daher kann das Unternehmen externe Faktoren wie Regierungspolitik, technologischer Wandel, Wettbewerb und alles, was nicht unter der Kontrolle des Unternehmens steht und die Dinge unkontrollierbar macht, nicht kontrollieren. Durch die Planung müssen Richtlinien eingeführt werden, um sicherzustellen, dass das Personal Verbesserungen wieder ankurbelt. Es ist falsch zu sagen, dass der Manager durch den Abschluss des Managementprozesses die Organisation warnen kann. Der Manager kann interne Faktoren (z. B. Humankraft, Infrastruktur, Infrastruktur usw.) kontrollieren, jedoch keine externen Faktoren (z. B. politische, soziale Veränderungen, Wettbewerb usw.),

3. Einschränkungen durch Mitarbeiter: Wenn ein Vorgesetzter für die Führung seiner Untergebenen verwendet wird, können einige seiner Kollegen dies ablehnen und gemäß den Anweisungen des Vorgesetzten oder des Unternehmens Bericht erstatten. Dies geschieht normalerweise, weil Sie mit oder ohne Diskussion die Kontrolle über die Regeln haben. Zum Beispiel können Benutzer in diesem Bereich Widerstand leisten, wenn das GPS oder der Kontrollbereich eines Kontrollsystems ihren Standort verfolgt. Sie sehen darin eine Einschränkung ihrer Freiheit. Mitarbeiter werden in ihrer Freiheit eingeschränkt oder eingeschränkt. Gegner, die sich dieser Herausforderung stellen, sind in mancher Hinsicht nicht im Einflussbereich des Unternehmens. Zum Beispiel können sich Arbeiter beschweren, während sie mit Hilfe von CCTV überwacht werden. Mitarbeiter können darauf verzichten, die Kamera zur Überwachung zu verwenden. Ein Arbeitgeber kann Arbeitnehmer zwingen, aber er kann sie nicht auf der Grundlage von Regeln und Vorschriften zur Arbeit zwingen. Das Geschäftsumfeld ändert sich ständig. Dieser Wandel muss durch einen neuen Rechtsrahmen rückgängig gemacht werden. Benutzer sind jedoch gegen diese Systeme. Wenn beispielsweise Mitarbeiter großer Unternehmen über CCTV (Close Circuit TV) verfügen, um ihre Arbeit zu kontrollieren, werden sie diesen Prozess in Frage stellen.

4. Teuer zu installieren: Erstellen Sie ein effektives und kostengünstiges Managementsystem, da Unternehmen unterschiedliche Managementebenen haben müssen. Einige Führungskräfte von Unternehmen sind wertvoller als das Unternehmen. Oder es ist die Pflicht ihrer Praxis, die Kosten für die Verwaltung eines höheren Auftrags als ihr eigenes Geschäft anzugeben. Controlling ist teuer, weil es mit viel Geld, Zeit und Aufwand verbunden ist. Die systemische Regulation ist teuer, weil sie stressigere Bewegungen beeinflusst. Dies ist mit viel Geld, Zeit und Aufwand verbunden und damit sehr teuer. Es ist auch wichtig, andere Mitarbeiter anzurufen, die ihren Wert steigern. Kleine Unternehmen können keine billigen Systeme einrichten. Um die Leistung aller Mitarbeiter oder Mitarbeiter einer Organisation zu bestimmen, ist eine geeignete Ausrüstung erforderlich, um Berichte an das Management zu senden. Um mit einem effektiven Controlling die Führung des Unternehmens zu verbessern, ist es notwendig, viel Geld auszugeben. Kleine Organisationen können sich diese nicht leisten. Daher ist es nur für große Unternehmen nützlich und für kleine und teure Organisationen kostspielig.

5. Übermäßige Kontrolle kann zu Personalfluktuation führen : Prozesskostenhilfe deckt jedoch eine Reihe wirksamer Verfahren ab, wenn Arbeitnehmer Beschwerden haben; Wenn sich ein Mitarbeiter durch Übersteuerung aufregt, könnte er irritiert werden und zu einem anderen Unternehmen wechseln. In der aktuellen Situation behalten Führungskräfte ihre Mitarbeiter oft mehrmals unter Kontrolle, um deren Verhalten vor Ort zu überwachen. Dies kann insbesondere bei neuen Mitgliedern ein praktisches Beispiel sein und erleichtert eine Vielzahl von organisatorischen Veränderungen. Mit zu viel Kontrolle fühlen sich die Mitarbeiter in ihrer Freiheit verletzt. Sie wollen nicht für die Organisation arbeiten, die sie nicht nach ihren Vorlieben arbeiten lässt. Deshalb gehen sie zu anderen Unternehmen, die ihnen Freiräume geben. Die Verwaltung des Systems erfordert viel Zeit und Mühe.

Siehe auch

Verweise

Chenhall, R., 2003. Management-Kontrollsystem-Design im organisatorischen Kontext: Erkenntnisse aus kontingenzbasierter Forschung und Richtungen für die Zukunft, Accounting, Organizations and Society, 28(2-3), 127-168.

Externe Links

• "Kontrolle"  . Encyclopædia Britannica . 7 (11. Aufl.). 1911.